Il quesito di oggi ci giunge da Alessandro V. Al quesito risponde la Dott.ssa Francesca Zuccari DPO at MBS S.r.l.b

Quesito

Può il mio ex-datore di lavoro (da cui mi sono licenziato oltre tre settimane prima) controllare in maniera indiscriminata i destinatari delle mail inviate dall’indirizzo mail aziendale (strutturato nella forma nome.cognome@azienda.it) per farmi una contestazione fondata esclusivamente sull’oggetto di quelle mail?

Alessandro V.

Risposta

Gentile Alessandro, il Garante della privacy non ammette deroghe al fatto che, una volta cessato il rapporto di lavoro, il titolare debba provvedere alla disattivazione della e-mail aziendale gestita dall’ex dipendente. Il Garante ha chiarito che “il datore di lavoro è tenuto ad informare preventivamente i dipendenti circa le caratteristiche essenziali dei trattamenti che intende effettuare, anche con riferimento all’utilizzo di strumenti messi a disposizione nell’ambito del rapporto di lavoro, ciò anche in applicazione del principio di correttezza”[1].  Inoltre, gli account di posta aziendale composti da “nome e cognome”, ancorché accompagnati dal dominio aziendale, sono considerati, a tutti gli effetti, “dati personali” (ex art 4 del GDPR), necessitando così della corretta applicazione delle tutele imposte dalla relativa normativa in materia (Reg. UE 2016/679 e Codice Privacy così come modificato dal D. Lgs. 101/2018). In altre parole, il Garante chiarisce che il contenuto dei messaggi delle e-mail aziendali riguarda forme di corrispondenza assistite da garanzie di segretezza tutelate anche costituzionalmente (Artt. 2 e 15 Cost.). Pertanto, nei limiti dei principi di proporzionalità e limitazione del trattamento, il datore di lavoro potrà mantenere attivo il suddetto account per un periodo limitato, solo in caso di specifiche e preesistenti policy aziendali che regolino tale necessità o altrimenti previo consenso del lavoratore.

[1]Provvedimento n. 216 del 4 dicembre 2019