Buongiorno, è possibile leggere le mail di un ex collaboratore anche dopo la fine del rapporto di lavoro? La email in questione riporta il solo nome di battesimo ed il dominio aziendale tipo massimo@dominioaziendale.it.

Massimo, Afragola (Na)

Il principio generale da cui muovere verso la risposta a tale quesito si rinviene nell’articolo 15 della nostra Costituzione: la corrispondenza è privata, e quindi anche il suo contenuto non può essere violato né dallo Stato, né dai privati.

Si tratta di un principio che non può che applicarsi anche ai casi in cui l’account di posta elettronica sia di tipo aziendale.

Il citato art. 15 Cost. stabilisce infatti che «La libertà e la segretezza della corrispondenza e di ogni altra forma di comunicazione sono inviolabili. La loro limitazione può avvenire soltanto per atto motivato dell’autorità giudiziaria con le garanzie stabilite dalla legge».

A ciò si aggiunge che il Garante della privacy si è già espresso – con il provvedimento del 22 dicembre 2016 –  fissando la regola della disattivazione dell’account di posta elettronica aziendale dell’ex dipendente fin dal momento della cessazione del rapporto di lavoro, senza alcuna deroga.

Secondo il Garante, infatti, il mancato rispetto di tale obbligo configura una condotta non conforme ai principi di necessità, pertinenza e non eccedenza (in relazione agli artt. 3 e 11, comma 1, lett. d) ed e) del Codice).

Giova ricordare che non possono invece ritenersi rispettose del principio espresso dal Garante – e prima ancora di quello statuito a livello costituzionale – le seguenti condotte (oggetto di esame del Garante):
– tenere attive le caselle di posta elettronica per un periodo che può arrivare fino a sei mesi dalla data della cessazione del rapporto; ciò indipendentemente dall’attivazione di un messaggio di risposta automatico;

– “reindirizzare” automaticamente i messaggi inviati verso gli account riferiti a ex dipendenti su indirizzi di posta elettrica aziendale attribuiti ad altri dipendenti.

Attenzione, però, il Garante ha disposto il divieto di ulteriore trattamento dei predetti dati, fatta salva la conservazione per esclusiva finalità di tutela dei diritti in sede giudiziaria, nei limiti posti dall’art. 160, comma 6, del Codice, in base al quale “la validità, l’efficacia e l’utilizzabilità di atti, documenti e provvedimenti nel procedimento giudiziario basati sul trattamento di dati personali, ancorché non conforme a disposizioni di legge o di regolamento, restano disciplinate dalle pertinenti disposizioni processuali nella materia civile e penale”.

Risposta a cura di Giuseppe Miceli, Legal Advisor