Il quesito di oggi ci giunge da Francesco. Al quesito risponde l’avv. Elisabeta Cocolos, Esperta protezione dei dati personali e DPO presso BetaImprese.

Quesito:

Buongiorno,

ho provveduto ad inviare una mail di contestazione in relazione a spese personali che mi sono state addebitate dall’amministratore condominiale in relazione ad unità abitativa di mia proprietà. Pertanto ho inviato le mie contestazioni e deduzioni via pec all’amministratore. Durante l’ultima assemblea condominiale a cui non ero presente è stata data lettura delle mie contestazioni; il verbale recita che viene data lettura della mia lettera inviata via pec e che l’assemblea respinge ogni mio addebito. ora la domanda è: vi è violazione della privacy dando lettura delle mia missiva e comunicando quindi ai condomini presenti il mio indirizzo mail? faccio presente che il mio indirizzo mail pec non è di fantasia ma è costituito da nome.cognome@pec.it e che quindi è in grado di identificarmi appieno. Non solo. l’attuale amministratrice dello stabile (da circa poco meno di due anni) non mi ha mai comunicato alcuna informativa in relazione alla privacy.

Risposta

Gentile Francesco, il Garante per la protezione dei dati personali ha predisposto una breve guida, recante “Modifiche alla disciplina del condominio negli edifici”, in vigore dal mese di giugno 2013), con riferimenti pratici e regole di comportamento per il corretto uso dei dati personali nel condominio.

L’amministratore, di regola, è “responsabile del trattamento” dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari). Nell’ambito di tale amministrazione, possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni. Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini (ai fini della convocazione dell’assemblea o per altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali e ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali. Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio.

I numeri di telefono fisso, di telefono cellulare e l’indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati se sono già indicati in elenchi pubblici (come le pagine bianche o le pagine gialle) oppure se l’interessato abbia fornito il proprio consenso informato.

In ogni caso, occorre sempre tenere presente il principio di proporzionalità circa l’uso di tali recapiti, con particolare riferimento a frequenze e ad orari: il loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza, mentre occorre massimo discernimento per le attività ordinarie e non possono essere comunicati a terzi (per es. in determinati casi possono partecipare all’assemblea anche soggetti diversi dai condòmini).